Politique sur la protection de la vie privée
Le respect du droit à la confidentialité du client est un principe fondamental au bon fonctionnement et au maintien de la crédibilité d’Hydro Hawkesbury Inc. Les politiques d’information personnelle d’Hydro Hawkesbury Inc. servent à protéger les informations personnelles des clients et d’autres individus en notre possession. Cette politique s’applique à tous les clients qui ont accepté d’être servit par nous, aux visiteurs de notre site web ou qui nous ont fournis des renseignements personnels. Les termes de cette politique peuvent être réviser. Vous êtes donc tenu de les revoir de temps à autre.
Hydro Hawkesbury Inc. doit garder les informations confidentielles recueillies en accord avec les obligations prévues par la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) ainsi que les conditions émises pour la licence de Hydro Hawkesbury Inc. par la commission de l’énergie de l’Ontario.
La politique sur la protection de la vie privée intègre des principes de protection des renseignements personnels établis par l’association canadienne de normalisation et adoptés par la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
Par renseignement personnels, nous définissons toutes informations permettant d’identifier une personne. Ces renseignements sont votre nom, votre adresse postale, votre adresse électronique, vos données financiers, votre date de naissance et tout autre renseignement à votre sujet obtenu électroniquement, en personne ou par téléphone.
Les renseignements personnels n’incluent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation. Sont également exclus des renseignements personnels, les renseignements agrégés, lesquels ne permettent pas d’accéder aux renseignements personnels d’une personne.
1- Responsabilité
Hydro Hawkesbury Inc. est responsable de protéger les renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous le contrôle de l’organisation, y compris tous les renseignements personnels qu’elle détient ou qu’elle transfère à des tiers pour qu’ils soient traités.
Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de vos renseignements personnels ou de la présente politique sur la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec nous.
2- Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels
Hydro Hawkesbury Inc. doit énoncer les raisons pour lequel les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de leur collecte. Sur demande, la personne recueillant les informations personnelles se doit d’expliquer les fins de ces informations.
Sauf si la loi l’exige, Hydro Hawkesbury Inc. n’utilise pas, ni ne communique pas les renseignements personnels obtenus sans d’abord déterminer et documenter la nouvelle fin, et sans obtenir le consentement du client.
Tous les renseignements personnels recueillis par Hydro Hawkesbury Inc. sont aux fins suivantes :
- Établir, fournir et maintenir des services d’électricité;
- Identifier nos clients, répondre à leurs demandes et entretenir une relation d’affaires responsable avec eux;
- Facturer les clients et percevoir les paiements;
- Établir les paiements préautorisés;
- Réaliser des vérifications de crédit pour déterminer la solvabilité;
- Déterminer l’admissibilité aux produits et services;
- Recommander des produits et services particuliers et répondre aux besoins des clients;
- Élaborer, améliorer, promouvoir ou fournir les produits et services;
- Fournir aux clients de l’information sur l’industrie de l’électricité, les tarifs et les programmes de conservation d’énergie;
- Informer les clients sur l’existence de nouveaux programmes et des programmes en cours;
- Gérer et développer les opérations et affaires courantes d’Hydro Hawkesbury Inc.;
- Satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires.
3-Consentement
Hydro Hawkesbury Inc. doit déployer tout effort raisonnable pour s’assurer qu’un client est informé des fins déterminées pour lesquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués lors de l’obtention du consentement. Les fins doivent être énoncées de manière à être raisonnablement comprises par le client.
Habituellement, Hydro Hawkesbury Inc. doit demander au client son consentement d’utiliser et de divulguer ses renseignements personnels au même moment où elle les recueille. Cependant, nous pouvons demander le consentement d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels après leur collecte mais avant leur utilisation à une nouvelle fin.
Hydro Hawkesbury Inc. exige que ses clients consentent à la collecte, l’utilisation ou la communication de leurs renseignements personnels uniquement lorsque nécessaire pour parvenir aux fins déterminées.
Pour déterminer la forme appropriée de consentement, Hydro Hawkesbury Inc. doit tenir compte de la nature délicate des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients.
L’utilisation des services par un client signifie que celui-ci consent implicitement à la collecte, l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels par Hydro Hawkesbury Inc. à toutes fins déterminées.
Un client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles et moyennant un avis raisonnable. Les clients peuvent joindre Hydro Hawkesbury Inc. pour obtenir de plus amples informations sur les conséquences du retrait de leur consentement.
4-Limitation de la collecte
Hydro Hawkesbury Inc recueille des renseignements personnels principalement auprès de ses clients. Hydro Hawkesbury Inc n’exigera pas que vous consentiez à la collecte de renseignements personnels autres que ceux qui sont nécessaires pour parvenir aux fins énoncées à la section 2.
Hydro Hawkesbury Inc peut également recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment les agences d’évaluation du crédit, les employeurs ou des références personnelles ou des tiers qui ont le droit de communiquer des renseignements personnels.
Hydro Hawkesbury Inc , utilise à l’occasion des témoins de connexion et autres technologies d’analyse pour ses services en ligne, ses applications interactives, ses messages par voie électronique et ses publicités. Ces données d’analyses collectées via ces technologies sont utilisées afin de mesurer le rendement d’ Hydro Hawkesbury Inc et son taux d’engagement.
5- Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Hydro Hawkesbury Inc. peut utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu d’un client ou sans son consentement en cas d’urgence où la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée. Un renseignement peut être divulgué sans le consentement du client:
- s’il s’agit d’un renseignement de notoriété publique;
- si s’agit de se conformer à une exigence juridique;
- si le renseignement est requis par ordonnance d’une loi et d’un tribunal;
- si la divulgation du renseignement fait l’objet d’un accord ou d’un contrat signé avec le client.
- Si le compte fait objet de recouvrement, les renseignements nécessaires peuvent être transmis à l’agence de recouvrement choisit par Hydro Hawkesbury Inc. Inc
Seuls les employés d’Hydro Hawkesbury Inc. se voient accorder l’accès aux renseignements personnels pour des raisons professionnelles ou parce que leurs tâches le requièrent de façon raisonnable.
En raison de la structure du secteur de l’électricité en Ontario, il se peut que nous devions transmettre vos renseignements en matière de facturation et de consommation à des organismes externes de facturation et de règlement, par exemple dans le cas où vous avez signé un contrat séparé avec un détaillant d’électricité. Nos liens avec des organismes externes concernant la facturation, le règlement et la réglementation sont régis par notre permis de distributeur et les codes réglementaires établis par la Commission de l’énergie de l’Ontario.
Dans le but de fournir des services en son nom, Hydro Hawkesbury Inc. peut engager des employés, des entrepreneurs ou d’autres entreprises et tierces parties, lesquels nécessitent l’accès à des données précis.
Conformément à son permis de distributeur, Hydro Hawkesbury Inc. ne doit pas communiquer de renseignement au sujet des consommateurs, incluant des renseignements personnels, à aucune filiale sans obtenir le consentement écrit des consommateurs, sauf lorsque des renseignements sur un consommateur doivent obligatoirement être divulgués pour des raisons précitées ou aux fins de facturation ou d’exploitation du marché.
Hydro Hawkesbury Inc. conserve les renseignements personnels seulement le temps qu’il faut pour parvenir à leur fin ou tel qu’exigé par la loi. Lorsque des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision au sujet d’un client, Hydro Hawkesbury Inc. doit conserver les renseignements comme tels ou les arguments qui ont appuyé ladite décision pour les circonstances où une décision doit être prise au sujet d’un client.
Hydro Hawkesbury Inc. met en œuvre des moyens de contrôle et des pratiques raisonnables quant à la conservation et la destruction des renseignements et dossiers relatifs aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour parvenir aux fins déterminées ou encore que la loi n’exige plus de conserver. Ces renseignements sont alors détruits, effacés ou dépersonnalisés.
6-Exactitude
Les renseignements personnels utilisé par Hydro Hawkesbury Inc. doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser les possibilités que des renseignements inexacts soient utilisés. Pour prendre une décision au sujet d’un client. Hydro Hawkesbury Inc. doit mettre à jour les renseignements personnels qu’elle détient sur ses clients au besoin pour parvenir aux fins déterminées ou dès qu’une personne l’informe de tout changement à ses renseignements personnels.
7-Mesures de sécurité
Hydro Hawkesbury Inc. doit protéger les renseignements personnels contre divers risques, incluant la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction, et ce, au moyen de mesures de sécurité appropriées. Hydro Hawkesbury Inc. doit protéger les renseignements quel que soit le format dans lequel ils sont conservés.
Hydro Hawkesbury Inc. doit protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers en soulignant la confidentialité des renseignements, les fins pour lesquelles ils doivent être utilisés, le nombre limité de personnes dont les tâches professionnelles nécessitent l’accès aux renseignements, et les mesures physiques et procédures qui sont requises pour protéger les renseignements.
Tous les employé d’Hydro Hawkesbury Inc. et les affiliés qui ont accès aux renseignements personnels, s’engagent, dans le cadre de leurs conditions d’emploi, à respecter la confidentialité des renseignements personnels.
8- Transparence
Hydro Hawkesbury Inc. s’engage à rendre le contenu de la présente politique facile à comprendre, accessible et à jour. Hydro Hawkesbury Inc. peut apporter des modifications à sa politique sur la protection de la vie privée; ces modifications sont publiées sur notre page web et, au besoin, ajoutées en encart à la facturation.
9- Comment exercer vos droits au sujet de vos renseignements personnels que nous utilisons?
Hydro Hawkesbury Inc se doit de se conformer aux lois fédérale et provinciale en matière de protection des renseignements personnels et ainsi répondre aux requêtes que vous êtes en droit d’exercer à propos de vos renseignements personnels qu’ Hydro Hawkesbury Inc a en sa possession.
Des tiers pourraient également exercer certains droits à propos de vos renseignements personnels, lors d’exceptions limitées telles que :
- Lorsque la personne qui fait la demande a le consentement écrit de la personne sur laquelle portent les renseignements;
- Lorsque l’auteur de la demande est le représentant légal d’un mineur ou d’une succession;
- Lorsque la demande concerne un intérêt public (ex. loi gouvernementale).
Vos droits concernant vos renseignements personnels portent sur :
- L’accès (consultation) et portabilité (transférabilité);
- La révocation de votre consentement sur la collecte et/ou l’utilisation et/ou la communication;
- Le retrait/destruction ;
- La modification/correction;
- Émettre une plainte ou signaler un bris de confidentialité.
Hydro Hawkesbury Inc s’engage à donner suite à de telles demandes dans un délai de trente (30) jours ouvrables suivant la réception.
Hydro Hawkesbury Inc se réserve le droit de :
- Refuser par écrit à une demande formulée pour des motifs sérieux, lorsqu’un tel refus est permis ou requis par la loi ou par les organismes de réglementation.
- Exiger que le demandeur fournisse une preuve d’identité satisfaisante avant d’accéder à sa requête concernant ses renseignements personnels;
- Exiger des frais raisonnables (si applicables) pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements personnels, à condition de vous en aviser au préalable.
QUI CONTACTER?
Veuillez soumettre PAR ÉCRIT vos questions concernant la présente déclaration de confidentialité ou toutes demandes et plaintes concernant vos renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Jacinthe Chabot, Responsable de la Protection des Renseignements personnels (Privacy Officer) 850 rue Tupper, Hawkesbury, Ontario
K6A 3S7
Tél. : 613-632-6689
Courriel : jacinthechabot@hydrohawkesbury.ca